- Vom
Unternehmen benötigen heutzutage gute Konferenzräume, um erfolgreich zu sein. In der modernen digitalen und hybriden Arbeitswelt stellen kreative Meetingräume sicher, dass Mitarbeiter effektiv miteinander kommunizieren und Ideen entwickeln können, unabhängig davon, ob sie sich persönlich im Raum oder remote befinden.
Was ist ein Besprechungsraum?
Jeder Meetingraum ist ein zentraler Ort für Kommunikation, Zusammenarbeit und kreativen
Austausch. Die hybride Arbeitswelt stellt besondere Anforderungen an Raumgröße und die
ideale Einrichtung. Natürlich hängt das Raumkonzept von den Nutzungszwecken ab. Klar ist,
dass wir in Zukunft mehr Konferenzräume benötigen werden, die ergonomisch und flexibel
eingerichtet sind.
Beispielsweise gestalten wir gerade einen Meetingraum, der verschiedene Jahreszeiten und
Szenarien in ihrer Haptik, Form und Farbe berücksichtigt. Dabei ist es unser Ziel, bewusst
verschiedene ansprechende Gestaltungen zu schaffen, die den jeweiligen Zweck des Raumes
auf einen Blick widerspiegeln.
Weite Räume dank innovativer Strukturen
Im Gegensatz zu klassischen Büroformen steht die jüngere Bauweise, die sich durch die Verwendung von Stahlträgern und Beton auszeichnet. Diese Konstruktionsmethoden ermöglichen eine flexiblere Raumgestaltung und die Realisierung offenerer und variabler Bürokonzepte, wie dem Großraumbüro oder dem Kombibüro. Die modernen Ansätze in der Büroarchitektur reflektieren nicht nur die technologischen Fortschritte im Bauwesen, sondern auch die sich ändernden Anforderungen an Arbeitsplätze, die eine größere Flexibilität, Zusammenarbeit und intensive Kommunikation fördern.
In der modernen Büroarchitektur setzen Bauplaner und Architekten zunehmend auf innovative Konstruktionsmethoden, um flexible und effiziente Arbeitsumgebungen zu schaffen. Eine zentrale Rolle spielen dabei Gerüststrukturen, die durch den Einsatz von Säulen und Stützpfeilern charakterisiert sind. Diese tragen die Unterzüge und ermöglichen eine gleichmäßige Verteilung der Statik über die gesamte Fläche. Dieses Konstruktionsprinzip ermöglicht deutlich flexiblere Grundrisse und favorisiert offene Büroarten, die nach Bedarf mit Trockenbauwänden oder Glaspartitionen in Gruppenbüros oder unterteilt werden können.
Welche Kriterien muss ein Konferenzraum erfüllen?
Das A und O beim Design eines Besprechungs- oder Konferenzraumes ist sein
Nutzungszweck. In den letzten Jahren und Jahrzehnten hat sich die Gestaltung drastisch
verändert. Früher waren große, fest installierte Anlagen mit klassischer Bestuhlung und
festen Tischen im Konferenzraum üblich. Heutzutage geht es jedoch viel mehr um
Multifunktionalität und Flexibilität.
In vielen Büros sehen wir einen Mangel an Meetingräumen. Oder sie sind nicht in der
richtigen Größe verfügbar, sodass große Räume mit kleinen Gruppen belegt sind. Auch
autarke Raumsysteme kommen zum Einsatz. Diese Raummodule bieten die Möglichkeit,
unabhängig von Baustruktur und technischer Ausstattung punktuell Rückzugsmöglichkeiten
für Meetings zu schaffen, die sich für bis zu acht Personen eignen.
Flexibilität in Mobiliar und technischer Ausstattung
Die Anforderungen an fest installierte Konferenz- und Meetingräume sind demzufolge sehr
hoch, sie müssen multifunktionell und flexibel sein, was den Einsatz von flexiblen Möbeln
unabdingbar macht.
So können mobile, klappbare Tische und Stühle auf Rollen verwendet werden, die leichter
sind als die Freischwinger, die früher verwendet wurden. Flexible und leichte Hocker runden
oft das Gesambild noch ab. Heute sollten Sie auf ergonomische, mobile Einrichtung setzen.
Beispiele:
– Flexibilität der Konferenztische (Klappbar, mobil)
– bequeme Sitzhocker
– hochwertige Meetingstühle auf Rollen
– Sitzmöglichkeiten mit Armlehnen und ergonomisch geformten Rückenlehnen
Auch verschiedene Höhen für Steharbeitsplätze und Sitzecken können berücksichtigt
werden. Ist ein Besprechungstisch nicht unbedingt erforderlich, können im optimalen
Konferenzraum sogar Arenen mit mehreren Stufen und Polsterung gestaltet werden. Sie
schaffen eine angenehme Atmosphäre und können viele Personen in einem Meeting
konzentrieren.
Ein weiterer wichtiger Punkt im neuen Besprechungsraum ist mobile Technologie, etwa
digitale Whiteboards mit Internetverbindung, die eine flexible Nutzung ermöglichen. Diese
Technologien nutzen oft Akkus, sodass sie unabhängig von Stromquellen genutzt werden
können. Das ist essentiell, da die Stromversorgung oft ein Problem darstellt. Daher steht
maximale Flexibilität auch hier bei der Einrichtung Ihres Besprechungsraums im Vordergrund.
Konferenzraum einrichten: Optimale Raumnutzung
Heutzutage müssen Meetingräume viel mehr bieten als in der Vergangenheit. Wegen
hybrider Konferenzen beschränkt sich die Ausstattung des Besprechungsraums nicht nur auf
das Mobiliar wie Besprechungstische mit Konferenzstuhl, sondern muss visuell und technisch
optimiert sein.
Gute Raumakustik unabdingbar
Achten Sie darauf, dass der Konferenzraum über eine ausgezeichnete Raumakustik verfügt.
Sie spielt insbesondere bei Präsenzmeetings und bei längeren Besprechungen eine wichtige
Rolle. Hier ist die Nachhallzeit ein akustisches Maß für die Raumqualität und sollte höher sein
als in einem Einzel- oder Gruppenbüro.
Bei hybriden Meetings, bei denen externe Personen über Medientechnik wie Teams oder
Zoom zugeschaltet werden, ist es noch wichtiger, die Raumakustik im Büro zu optimieren. So
können auch die digitalen Teilnehmer von einer guten Akustik des Besprechungsraumes
profitieren und sich wohlfühlen. Eine schlechte Akustik kann für die internen und externen
Teilnehmer sehr belastend sein und die Zuhörerfahrung erheblich beeinträchtigen.
Obwohl die Technologie kontinuierlich verbessert wird, bleibt die Raumakustik ein zentrales
Anliegen. Es gibt jedoch elegante Lösungen, wie zum Beispiel die Integration von
Lautsprechern, die eine gleichmäßige Beschallung gewährleisten. Außerdem lohnt es sich,
Mikrofone optimal einzurichten und zu positionieren.
Moderne Präsentationsmittel dürfen nicht fehlen
Die Ausstattung des Besprechungsraums mit Whiteboards, Glassboards, Pinboards und
Metaplanwänden spielt eine wichtige Rolle, wobei die Anforderungen je nach Bedarf und
Größe des Raums variieren können.
Insgesamt geht es bei der Einrichtung von Konferenzräumen weniger um festen Stauraum für
alle Arbeitsmittel als um Raum, der zunehmend mobiler und flexibler gestaltet wird. Einige
Möbelhersteller bieten etwa vielfältige Lösungen mit Rollen an.
Beleuchtung und Tageslicht
Die ideale Büro-Beleuchtung in einem modernen Besprechungsraum sollte ausgewogen sein
und verschiedene Lichtquellen umfassen. Dazu zählt natürliches Tageslicht durch große
Fenster oder Oberlichter, um eine Verbindung zur Außenwelt herzustellen und die Stimmung
zu verbessern.
Helle gleichmäßige Deckenleuchten sorgen für eine gleichmäßige Ausleuchtung des Raums
und verhindern blendende Lichtquellen. Dimmbare Beleuchtungssysteme mit verschiedenen
Lichtfarben dürfen im Konferenzraum ebenfalls vorhanden sein. Sie können die Atmosphäre
je nach Bedarf bei längeren Meetings anpassen und eine entspannte oder fokussierte
Umgebung schaffen.
Konferenzraum gestalten – Die wichtigsten Tipps:
- Optimierte Raumakustik sollte bei Präsenzmeetings eine niedrige Nachhallzeit
gewährleisten und so Ermüdungserscheinungen vorbeugen. - Bei hybriden Meetings muss die Akustik auch digitale Teilnehmer einbeziehen.
- Elegante Besprechungsraum-Ideen: Integration von Lautsprechern und die Positionierung mehrerer Mikrofone für gleichmäßige, optimale Beschallung.
- Lichtverhältnisse sind wichtig für die Arbeitsplatzgestaltung: Tageslichtlampen und dimmbare Büro-Beleuchtung erhöhen Konzentration und Wohlbefinden.
- Konferenzraum-Ausstattung mit Whiteboard und Flipcharts – je nach Bedarf mobil.
- Konferenzraum-Tische und -Stühle sollten ebenfalls mobil sein und ggf. stapelbar.
Wie groß muss ein Besprechungsraum sein?
Die Größe eines modernen Konferenzraums hängt von verschiedenen Faktoren ab,
einschließlich der Anzahl der Personen, die den Raum intern nutzen sollen, sowie der Art der
geplanten Aktivitäten. Im Allgemeinen wird empfohlen, eine Besprechungsraum-Größe von 2
bis 4 Quadratmetern pro Person einzuplanen, um ausreichend Platz und Komfort zu
gewährleisten.
✅ Konferenzraum-Größe pro Person: ca. 2 -4 qm
✅ Größe eines Besprechungsraums für 10 Personen: ca. 20 – 40 qm
✅ Größe eines Besprechungsraums für 20 Personen: ca: 40 – 80 qm
Gesetzliche Anforderungen an Schulungsräume:
➡ Es gibt kein spezifisches Gesetz, das die Ausstattung von Konferenzräumen in Deutschland regelt.
➡ Schulungsraum einrichten: Die Arbeitsstättenverordnung deckt allgemeine Anforderungen
ab wie Raumgröße, Belüftung, Beleuchtung und Ergonomie.
➡ Bestimmungen zum Arbeitsschutz und zur Unfallverhütung (UVV) sind relevant für die Ausstattung eines Konferenzraums, z.B. die Sicherheit eines Konferenztisches auf Rollen,
ergonomische Stühle und Elektrogeräte.
Besprechungsraum einrichten: Design des Büros von Morgen
Es ist offensichtlich, dass in vielen Unternehmen ein Wandel stattfindet, der moderne
Meetingräume mit einer Vielfalt von Nutzungsmöglichkeiten erfordert, sei es für Workshops,
Brainstorming-Sitzungen, Sprint-Themen oder klassische Tischbesprechungen. Dabei sind
flexible Möbel wie z.B. Tische auf Rollen unerlässlich.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die traditionellen schweren Besprechungsräume
verschwinden werden. In einigen Branchen, insbesondere dort, wo ein hoher Kundenkontakt
besteht, wie bei Banken, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern, werden nach wie vor große
und imposante Konferenz- und Besprechungsräume erforderlich sein. Dennoch zeichnet sich
für die meisten Büros ein Trend hin zu einem vielseitigeren und flexibleren Meetingraum ab.
Besprechungsraum einrichten: Trend geht zu Raumsystemen
Eine Möglichkeit, Besprechungsräume multifunktional zu nutzen, besteht darin, mobile
Trennwände einzubauen, die von der Decke abgehängt werden können und die Räume nach
Bedarf voneinander abtrennen oder verbinden. Diese Bürotrennwände und
Glasakustik-Systeme können manuell oder elektrisch bedient werden und in Minutenschnelle
verschiedene Raumkonfigurationen schaffen.
Im Rahmen eines Bürokonzepts können beispielsweise drei kleine Besprechungsräume
geplant werden, die wiederum mit einer mobilen Trennwand ausgestattet sind. Bei Bedarf
können diese Trennwände geöffnet werden, um einen großen Saal zu schaffen. So erfüllt der
Raum flexibel jede Meetinganforderung mit Kunden und Geschäftspartnern.
Der allgemeine Trend geht definitiv zu mittelgroßen Konferenzräumen für 10 bis 12
Personen, die multifunktional ausgestattet sind und somit Flexibilität im Raum bieten.
Besprechungsraum einrichten: Trend geht zu Raumsystemen
Eine Möglichkeit, Besprechungsräume multifunktional zu nutzen, besteht darin, mobile
Trennwände einzubauen, die von der Decke abgehängt werden können und die Räume nach
Bedarf voneinander abtrennen oder verbinden. Diese Bürotrennwände und
Glasakustik-Systeme können manuell oder elektrisch bedient werden und in Minutenschnelle
verschiedene Raumkonfigurationen schaffen.
Im Rahmen eines Bürokonzepts können beispielsweise drei kleine Besprechungsräume
geplant werden, die wiederum mit einer mobilen Trennwand ausgestattet sind. Bei Bedarf
können diese Trennwände geöffnet werden, um einen großen Saal zu schaffen. So erfüllt der
Raum flexibel jede Meetinganforderung mit Kunden und Geschäftspartnern.
Der allgemeine Trend geht definitiv zu mittelgroßen Konferenzräumen für 10 bis 12
Personen, die multifunktional ausgestattet sind und somit Flexibilität im Raum bieten.
Besprechungsräume individuell einrichten für mehr
Produktivität
Für uns Büroplaner ist es von großer Bedeutung, zu berücksichtigen, welche Aktivitäten in
den Besprechungsräumen stattfinden sollen. Dabei spielen Farben und Materialien eine
große Rolle, da sie die Kommunikation und Kreativität fördern. Die Verwendung von warmen
Farben und Materialien kann hierbei besonders effektiv sein.
Multifunktionale Lösungen: Raum-in-Raum-Systeme
Durch den Einsatz mobiler Raum-in-Raum-Systeme wie Phoneboxen oder Phonebooths für
ein, zwei oder vier Personen ist der Bedarf an fest verbauten kleinen Besprechungsräumen
nicht mehr so stark ausgeprägt. Obwohl wir solche Räume immer noch teilweise einplanen,
sehen wir, dass unsere Kunden und Lieferanten zunehmend auf flexible Gestaltung Wert
legen. Die Entscheidung für die Raumstruktur muss daher sorgfältig getroffen werden, wobei
maximale Mobilität angefangen bei Trennwand-Systemen bis hin zur Größe des
Konferenztisches als zentrales Ziel im Vordergrund steht
Ansprechendes Design für mehr Wohlbefinden
Kreativität spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung von Besprechungsräumen. Es
ist wichtig, dass die Ausstattung Materialien bietet, mit denen Team-Mitglieder arbeiten und
ihre Kreativität anregen können. Das Mobiliar sollte so leicht und handlich wie möglich sein,
um auf unterschiedliche Anforderungen reagieren zu können. Bei einem kreativen Workshop,
bei dem Materialien auf dem Boden ausgebreitet werden sollen, kann die Einrichtung
beispielsweise in Minutenschnelle angepasst werden, um die Teilnahme zu fördern und
einen Hands-on Workshop optimal zu unterstützen.
Auch kleinste Meeting-Zonen berücksichtigen
Wir streben bei unserer Büroplanung nicht nach Einheitlichkeit, sondern möchten bewusst
betonen, dass das Erscheinungsbild der Besprechungsräume je nach ihrer Nutzung variieren
kann. Auch die ansprechende Gestaltung der Räume, einschließlich informeller Bereiche wie
zum Beispiel eine Kaffeeküche, müssen Sie im Auge behalten.
Auch diese kleineren Co-Working-Bereiche sollten so gestaltet sein, dass sie spontane
Interaktionen ermöglichen. Sie sollen Menschen dazu ermutigen, miteinander ins Gespräch
zu kommen und sich auszutauschen, ohne dass dies zielgerichtet ist, sondern vielmehr auf
den Zufallseffekt setzt. Gerade die zufälligen Begegnungen sind in Unternehmen von
immenser Bedeutung, insbesondere im Kontext des Wissensaustauschs. Hier treffen
Menschen aufeinander und entwickeln Ideen, die die Basis für jeden Unternehmenserfolg
bilden.
Fazit: Welche Bedeutung hat die Gestaltung von Besprechungsräumen in modernen Büros?
In Zukunft werden Konferenzräume meiner Meinung nach deutlich wichtiger sein als
herkömmliche Arbeitsplätze, sowohl in Bezug auf ihre Bedeutung als auch auf ihre Anzahl.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der die Bedeutung von Konferenzräumen erhöhen wird, ist die
zunehmende Verbreitung des Metaverse. Dies bedeutet, dass virtuelle Treffen und
Zusammenkünfte in virtuellen Räumen über virtuelle Technologien stattfinden werden.
Obwohl dies noch Zukunftsmusik ist, ist es bereits existent, und ich bin der Ansicht, dass das
Metaverse in den nächsten fünf Jahren einen festen Bestandteil unseres Alltags darstellen
wird.
Ein gut durchdachter und ausgestatteter Konferenzraum – ob in Präsenz oder hybrid – fördert
auch in Zukunft nicht nur produktive Besprechungen und Entscheidungsfindungen, sondern
bietet Platz für spontane Interaktionen und kreative Lösungsansätze. Er ist repräsentativ für
die Unternehmenskultur, unterstützt die Zusammenarbeit im Team und trägt dazu bei, dass
Ihr Unternehmen flexibel, innovativ und wettbewerbsfähig bleibt.
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Sebastian Lech ist passionierter Unternehmer und leidenschaftlicher New Workplace Experte. Individuelle und ansprechende Lösungen für Mensch und Raum zu schaffen ist seine Leidenschaft. Seine Neugierde, Kreativität und Lösungsorientierung sind sein Antrieb und helfen maßgeblich bei der Umsetzung der Projekte. Neben „Hardfacts“ wie bspw. Raumakustik, Lichtkonzeptionen und Desingkonzepten spielen „Softfacts“ wie Unternehmenskultur und die Change- und Transformationsthematik eine entscheidende Rolle in der Schaffung neuer Arbeitswelten.
