Kostenfaktor Bürofläche: So kann er optimiert werden
In vielen Büros geht durch unzureichend genutzte Büroflächen bares Geld verloren. Im Schnitt stehen jedem einzelnen Mitarbeiter 30m² Arbeitsraum zur Verfügung, während der europäische Durchschnitt bei nur 14m² liegt. Dies zeigt, dass in vielen Unternehmen sehr verschwenderisch mit der Arbeitsfläche umgegangen wird und scheinbar enormes Einsparpotenzial besteht.
Optimale Flächennutzung ist keine Einengung
Bei der optimalen Flächennutzung geht es nicht darum, einfach eine Wand zu ziehen, das Büro zu halbieren und den Mitarbeiter einzuschränken. Vielmehr kann eine Optimierung des Raum- und Arbeitsplatztyps zu erheblichen Einsparungen von Miet- und Nebenkosten führen. Ressourcen können zentralisiert werden, um Kommunikationsflächen zu schaffen und Stauraum noch effektiver auszunutzen.
Bei der optimalen Flächennutzung geht es nicht darum, einfach eine Wand zu ziehen, das Büro zu halbieren und den Mitarbeiter einzuschränken. Vielmehr kann eine Optimierung des Raum- und Arbeitsplatztyps zu erheblichen Einsparungen von Miet- und Nebenkosten führen. Ressourcen können zentralisiert werden, um Kommunikationsflächen zu schaffen und Stauraum noch effektiver auszunutzen.
Beispiele für Optimierungsmöglichkeiten von Büroflächen
Einsparpotenziale in Bezug auf die Flächen finden sich in den meisten Büros an allen Ecken und Enden. Damit Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, wie Sie durch Umstrukturierungen mehr Effizienz in Ihre Arbeitsumgebung bekommen, haben wir Ihnen anbei einige Beispiele aufgezählt.
1. Den Raumtyp optimieren
Die beliebteste Aufteilung der Bürofläche in Deutschland sind Zellenbüros. Von einem großen Flur gehen dabei lauter Einzelbüros ab, was vor allen im Bereich der Sachbearbeitung mit Kundenkontakt sinnvoll ist. In allen Bereichen, in denen aber eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit wichtig ist, verlieren Zellenbüros ihre Vorteile.
Sie erschweren die Kommunikationswege und verhindern eine flexible Zusammenarbeit der Teams in einem Unternehmen. Das allein beweisen die Zahlen. Während es in Deutschland etwa 70% Zellenbüros gibt, sind es in den USA zum Beispiel nur 30% und in England sogar nur 20%.
Wie kann man es besser machen?
Schaffen Sie stattdessen offene Bürostrukturen. Dabei werden Arbeitsplätze so zusammengelegt, dass eine direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander möglich wird. Die Teammitglieder müssen sich nicht untereinander zeitfressende E-Mails schreiben und fühlen sich auch in ihrer Arbeitsumgebung wohler. Die zur Verfügung stehenden Flächen werden wesentlich besser und effektiver genutzt und eine feste Zuweisung von Bürotischen entfällt.
Jeder sucht sich in einer offenen Bürostruktur den Platz aus, an dem er am besten arbeiten kann. Für Mitarbeiter, die gerade im Urlaub oder auf Dienstreise sind, muss schließlich kein Arbeitsplatz freigehalten werden. Offene Strukturen vermeiden Leerstände, sparen Kosten und bieten wesentlich mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter.
2. Den Arbeitsplatztyp optimieren
Ein typischer Arbeitsplatz besteht aus einem Winkelschreibtisch, auf dem sich Ablagefächer übereinanderstapeln. Statistisch gesehen nimmt ein Büro-Mitarbeiter jedes Blatt Papier auf seinem Schreibtisch 8 Mal in die Hand, bevor es endgültig bearbeitet ist. Bei einer horizontalen Arbeitsfläche kommt außerdem eine akustische und eine visuelle Störung durch andere Mitarbeiter und den allgemeinen Lärmpegel hinzu.
Wie kann man es besser machen?
Moderne Schreibtische sind vertikal organisiert und modular aufgebaut. Dadurch bleibt die Privatsphäre des einzelnen Mitarbeiters gewahrt und er wird auch akustisch besser von den Umgebungsgeräuschen abgeschirmt. Dies ermöglicht dem Einzelnen ein konzentriertes und ablenkungsfreies Arbeiten. Er bekommt mehr Stauraum und Zugriffsflächen für seine Ablagen. Daneben gibt es die Möglichkeit, an den umliegenden Wänden Technik zu installieren, um die einzelnen Tische im Rahmen einer Projektarbeit einfach neu aufzustellen.
3. Ressourcen zentralisieren
Es ist wenig effizient, für jeden einzelnen Mitarbeiter einen komplett eingerichteten Schreibtisch mit Drucker, Kopierer und Faxgerät bereitzustellen. Dies verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern auch eine erhebliche Feinstaubbelastung, die über die Jahre zur echten Gesundheitsgefahr werden kann.
Wie kann man es besser machen?
Viele Geräte können in einem Büro zentralisiert werden, denn es werden kaum alle Mitarbeiter rund um die Uhr ihren Drucker und ihr Faxgerät nutzen. Es ist sinnvoll, zentrale Kommunikations-flächen zu schaffen, die während des Druckens für kurze Besprechungen genutzt werden können. Auch dies spart den zeitaufwendigen und ressourcen-verschwenderischen internen E-Mail-Verkehr und fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit.
4.Kommunikationsflächen schaffen
Ein modernes Büro braucht Räume, in denen sich Mitarbeiter treffen können, um betriebsinterne Projekte zu besprechen. Umfragen bestätigen, dass der Bedarf an Kommunikationsflächen von vielen Unternehmen erkannt, allerdings bislang noch rudimentär umgesetzt wurde.
Wie kann man es besser machen?
Die Ansprüche an die Ausstattung von kommunikativen Flächen sind gestiegen. Sie müssen mit modernen Technologien und Medien bestückt werden und sollten nicht zu groß sein. Es lohnt sich, überdimensionierte Konferenzräume in kleinere Flächen aufzuteilen, die besser ausgestattet sind und nur bis zu 4 Personen gleichzeitig aufnehmen.
Dadurch können die Raumkapazitäten besser ausgeschöpft werden und gleichzeitig mehrere Besprechungen stattfinden. Auch im Hinblick auf die Ausstattung gibt es noch Aufholbedarf. Statt greller Neonröhren an der Decke und karger Stühle sollten alle Raumkomponenten besser aufeinander abgestimmt sein. Möbel, Beleuchtung, Technik und Akustik sollten ineinandergreifen und gut miteinander vernetzt werden.
5. EFFIZIENTEN STAURAUM SCHAFFEN
Auch wenn die Bestrebungen dorthin gehen – das papierlose Büro existiert nicht. Vielmehr geht es darum, die anfallenden Papierberge systematisch abzulegen und zu archivieren. Es vergehen durchschnittlich 30 Minuten Arbeitszeit am Tag mit der Suche nach Dokumenten und Materialien – das kostet Zeit und vor allem Geld.
Wie kann man es besser machen?
Stauraum sollte flexibel genutzt, aber nach Bedarf auch umorganisiert werden können. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern individuelle Konfigurationsmöglichkeiten schaffen, die sich bei Bedarf auch von A nach B bewegen lassen. Schaffen Sie ein System aus Regalen, Containern und Schränken, die eine gemeinsame Interaktion und eine flexible Arbeitsorganisation erlauben.
Komplette Raumlösungen rund um Ihr Office
Sebastian Lech ist passionierter Unternehmer und leidenschaftlicher New Workplace Experte. Individuelle und ansprechende Lösungen für Mensch und Raum zu schaffen ist seine Leidenschaft. Seine Neugierde, Kreativität und Lösungsorientierung sind sein Antrieb und helfen maßgeblich bei der Umsetzung der Projekte. Neben „Hardfacts“ wie bspw. Raumakustik, Lichtkonzeptionen und Desingkonzepten spielen „Softfacts“ wie Unternehmenskultur und die Change- und Transformationsthematik eine entscheidende Rolle in der Schaffung neuer Arbeitswelten.
