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Was bedeutet Desk Sharing für die moderne Arbeitswelt?

Ein hoher Holztisch mit Stühlen steht in einem modernen, hellen Büro mit Glastrennwänden und grünen Wänden, umgeben von Pflanzen und dekorativen, wolkenförmigen Lampen.
Desk Sharing per se ist in aktuellen Zeiten eine absolute Notwendigkeit geworden, ist jedoch immer noch ein überaus sensibles Thema der Arbeitsplatzgestaltung. In diesem Blog Post teilen wir unsere langjährige Erfahrung und zeigen auf, wie Unternehmen Desk-Sharing-Konzepte im Büro nicht nur effizient, sondern auch mitarbeiterfreundlich im Sinne einer zukunftsorientierten Arbeitskultur gestalten können.

Was ist Desk Sharing?

Die Desk Sharing-Definition, auch bekannt als „Hot Desk“, „Mobile“ oder „Flex Desk“, bezeichnet das gemeinsame Nutzen eines physischen Arbeitsplatzes. Die Idee dahinter ist nicht neu und wurde in der Vergangenheit oft für Meeting-Räume oder soziale Bereiche im Unternehmen angewandt. Das Hauptprinzip von Desk Sharing liegt heute im geteilten Gebrauch des Büro-Arbeitsplatzes, wobei keine dauerhafte Zuteilung mehr für eine/n bestimmte/n Mitarbeiter:in erfolgt. 

Meines Erachtens nach haben sich Desk Sharing-Konzepte in heutigen Zeiten zu einer absoluten Notwendigkeit entwickelt, da sie zu einer effizienteren Nutzung von Raumressourcen und Mobiliar führen und flexiblere Arbeitsmodelle ermöglichen. 

Andererseits ist Desk Sharing immer noch ein sehr sensibles Thema. Wir haben hier zwei Komponenten, die man berücksichtigen muss, wenn man von modernen Desk Sharing Konzepten spricht: Die eine ist das Thema ‘Raum und Mobiliar’ – dort, wo sich die Arbeitsplätze befinden. Und die zweite Komponente ist der weitaus sensiblere Punkt ‘Mensch und Desk Sharing’. Unsere Erfahrung zeigt, dass der psychologische Aspekt in vielen Firmen ein großes Thema ist, wenn es um die Implementierung von Desk Sharing geht, etwa in großen Mittelstandsbetrieben und Konzernen, die noch aus einer 1:1-Arbeitswelt kommen.

Vor diesem Hintergrund entstehen nicht selten Verlustängste, da mit der physischen Umgestaltung der Arbeitsumgebung auch oft die emotionale Verbindung der Mitarbeiter:innen zu ihrem bisherigen, physischen Arbeitsplatz schwindet. Mitarbeiter:innen haben oft Angst vor Veränderungen, insbesondere wenn es um persönliche Themen geht. Der Mensch, in seiner Komplexität und Sensibilität, muss daher im Zentrum jedes Desk Sharing Konzeptes stehen. Denn meistens handelt es sich um Ängste, insbesondere Verlustängste, die im Hintergrund lauern. Viele Arbeitnehmer:innen verbinden ihren Arbeitsplatz mit einer festen Konstante in ihrem Leben – getreu dem Motto “My workplace is my castle”. Es geht hier jedoch nicht nur um bloße Zahlen und  Überbelegungsquoten. Eine reine Überbelegungsquote von 30 % würde bedeuten, dass von unseren 100 Arbeitsplätzen 30 wegfallen und wir nur noch 70 Arbeitsplätze auf der gleichen Fläche zur Verfügung stellen.

Das Aufbrechen von alten Gewohnheiten ist ein tiefgreifender Veränderungsprozess, der Desk Sharing über einfache Grundbedürfnisse hinaus und auf einer sehr persönlichen Ebene ansetzt. Es ist also verständlich und keineswegs übertrieben, wenn Kollegen in solchen Veränderungssituationen Angst empfinden. Unsere Erfahrungen zeigen, dass es nicht ratsam ist, solche sensiblen Themen zu überstürzen. Stattdessen bedarf es klarer Leitlinien und Vorgaben der Unternehmensführung, um den Wandel im Büro sicher und verständnisvoll zu begleiten.

Desk Sharing und Betriebsvereinbarungen

Wir führen zunächst gezielte Analysen durch, bei denen Mitarbeiter und Führungskräfte befragt werden, um zu verstehen, in welche Richtung sich ein Unternehmen bewegt, wo es aktuell steht und wie es arbeitet. Dabei untersuchen wir auch die vorherrschenden Arbeitstypologien, um festzulegen, welche Arbeitsquoten angemessen sind. 

Für uns ist „Desk Sharing“ kein isolierter Begriff. Er steht in enger Verbindung mit zwei Hauptkomponenten: Erstens gibt es die Betriebsvereinbarung für mobiles Arbeiten, oft auch als „Remote Work-Vereinbarung“ bezeichnet. Der Begriff „Homeoffice“ wird hier gemieden, da er für Arbeitgeber impliziert, dass sie eine Arbeitsumgebung schaffen müssen, die den Arbeitsstättenrichtlinien entspricht – eine Herausforderung in privaten Wohnungen, die auch Fragen der Versicherung entspricht. Aus diesen Gründen ändern viele Unternehmen ihre Vereinbarungen in Richtung „Mobiles Arbeiten“. Das entbindet den Arbeitgeber von bestimmten Verpflichtungen und gibt dem Arbeitnehmer die Verantwortung. 

Manchmal erstreckt sich diese Regelung sogar über die Landesgrenzen hinaus, mit Konzepten wie „Workacation“, bei denen Arbeit und Urlaub kombiniert werden. Einige Unternehmen ermöglichen beispielsweise das Arbeiten aus einem Urlaubsort, sodass man während eines dreiwöchigen Aufenthalts eine Woche „Workation“ machen könnte.

Betriebsvereinbarungen sind in dieser Diskussion unverzichtbar. Es gibt oft Diskrepanzen zwischen Arbeitgebern und Betriebsräten, wobei letztere meist arbeitnehmerfreundliche Positionen einnehmen. Solche Vereinbarungen legen oft fest, wie oft mobiles Arbeiten pro Woche erlaubt ist. Ein Beispiel wäre eine Quote von 40%, was zwei von fünf Tagen entspricht. Oft gibt es zusätzliche Klauseln, die die Absprachen mit den Führungskräften flexibler gestalten, um nicht zu starr zu sein.

Desk Sharing: Vor- und Nachteile

Desk Sharing bietet aus meiner Sicht fast ausschließlich Vorteile, besonders wenn man an die heutigen Arbeitstypologien und die fortschreitende Modernität denkt. Das bedeutet, manchmal ist konzentriertes Arbeiten gefordert, manchmal Teamarbeit, Kommunikation mit Kunden oder kollaboratives Arbeiten über Teamgrenzen hinweg. Und natürlich darf man den sozialen Aspekt nicht vergessen, etwa die spontanen Gespräche in der Kaffeeküche.

Für klassische, monotone Jobs, wie beispielsweise in einer Buchhaltung, stellt sich natürlich die Frage des Mehrwerts. Warum sollte jemand, der den ganzen Tag dieselben Aufgaben abarbeitet, seinen Arbeitsplatz teilen? Es sei denn, es geht um Vorschriften für das Arbeiten aus dem Homeoffice, wo es durchaus sinnvoll sein kann, weniger Büroarbeitsplätze vorzuhalten.

Das Kernkonzept des Desk Sharing ist jedoch das sogenannte „Activity-Based Working“ (Aktivitätsbezogenes Arbeiten). Hier geht es darum, nicht ständig am selben Platz zu arbeiten, sondern den Arbeitsort je nach Tätigkeit und Bedarf auszuwählen. An diesem Punkt stoßen wir jedoch oft auf die Ängste der Mitarbeiter, die ihren festen Arbeitsplatz als ihre „Burg“ sehen und daran festklammern. Sie nutzen ihn für alles, von Telefonaten bis zu Meetings. Doch wenn man das Prinzip des „Activity-Based Working“ wirklich umsetzen möchte, dann ist Desk Sharing der Schlüssel dazu. Es ermöglicht, weniger feste Arbeitsplätze im Raum bereitzustellen und stattdessen Räume für unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitstypologien zu schaffen.

Unsere Desk Sharing Konzepte nutzen verschiedene Räumlichkeiten wie Fokusräume, Meetingräume, Socializing-Räume und Relax-Räume, um nur einige zu nennen. Dabei differenzieren wir zwischen kleinen und großen Meetingsräumen. Diese können multifunktional gestaltet sein und müssen nicht mehr mit klassischen, langen Tischen für zahlreiche Personen ausgestattet sein. Vielmehr setzen wir auf Arenen mit zwei oder sogar drei Stufenebenen, ähnlich einer Treppen-Situation. Zudem verwenden wir flexibles Mobiliar wie Teambestuhlung, das Gruppenarbeit in unterschiedlichen Anordnungen ermöglicht.

Dank dieser Herangehensweise können unsere Desk Sharing Konzepte denselben oder sogar weniger Raum wesentlich effizienter nutzen. Es ist entscheidend zu betonen, dass unser Einsatz von Desk Sharing eng mit dem Prinzip des Activity-Based Working verbunden ist. Ohne dieses wäre das Desk Sharing nicht umsetzbar.

Ein potenzieller Nachteil von Desk Sharing tritt ins Licht, wenn man es ohne den richtigen Ansatz implementiert. Nehmen wir an, ein Unternehmen reduziert einfach nur die verfügbare Fläche, indem es von 100 auf 70 physische Arbeitsplätze schrumpft und den Mitarbeitern die Wahl lässt, sich jeden Morgen einen Arbeitsplatz auszusuchen. Dies kann für Verwirrung sorgen. Viele fragen sich dann, ob es überhaupt einen Unterschied macht, ob sie vorn links oder hinten rechts sitzen. Das Ergebnis: Mitarbeiter stellen das Desk Sharing Konzept infrage. Das führt uns zurück zum Prinzip des „New Work“-Gedanken, bei dem es um die Bedeutung, das Verständnis und die Sinnhaftigkeit der Arbeit geht.

Die Einführung von Activity-Based-Work-Modulen kann jedoch Klarheit schaffen. Ein guter Change-Prozess, unterstützt von einer engagierten Personalabteilung, kann hierbei den Unterschied machen. Beim Desk Sharing geht darum, die Mitarbeiter im Transformationsprozess mitzunehmen und ihre Bedenken ernst zu nehmen.

Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass ein Stück Individualität am Arbeitsplatz verloren geht, insbesondere hinsichtlich persönlicher Gegenstände. Desk Sharing Lösungen für dieses Problem sind in vielen Unternehmen in Form von Spindlockern übernommen worden, ähnlich wie sie an Universitäten für Studenten existieren. In diesen Spinden können Mitarbeiter persönliche Gegenstände, etwa ihren persönlichen Yogi-Chai-Tee oder Familienfotos aufbewahren.

In einem unserer Desk Sharing-Projekte haben wir Ansätze getestet, wo wir bestimmte Bereiche in der Nähe der Arbeitsplätze für Teams reserviert haben, die dort für einen bestimmten Zeitraum arbeiteten. In diesen Bereichen gab es auch Spindlocker, allerdings wurden sie nicht dauerhaft einer bestimmten Person zugeordnet. Das bedeutete, dass Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände in der Nähe ihres Arbeitsplatzes aufbewahren konnten, ohne die „Clean-Desk-Philosophie“ zu brechen, nach der der Schreibtisch am Ende des Tages aufgeräumt hinterlassen wird.

Ein wichtiger Punkt zum Thema ‘persönliche Gegenstände und Desk Sharing’ ist die Überlegung, welche Gegenstände tatsächlich am Arbeitsplatz benötigt werden. Fotos können beispielsweise auch als Bildschirmhintergrund dienen. Darüber hinaus bieten wir an vielen Desk Sharing-Arbeitsplätzen Schubladen unter dem Tisch, in denen kleinere persönliche Gegenstände wie etwa Glücksbringer aufbewahrt werden können.

Bei der Implementierung von Desk Sharing-Konzepten ist unsere umfangreiche Erfahrung ausschlaggebend. Wir sehen bei der Einführung von Desk Sharing zwei zentrale Herausforderungen: Räumlich betrachtet sind dies die Themen Akustik und Ergonomie. Auf der menschlichen Ebene steht vor allem die Angst der Mitarbeiter:innen im Vordergrund, den festen Arbeitsplatz zu verlieren. Hierbei geht es nicht um den Jobverlust, sondern um die Unsicherheit, wo man zukünftig im Büro arbeiten wird. Um diese Ängste abzubauen, sind fundierte Konzepte und begleitende Maßnahmen unerlässlich  – sei es intern oder extern durch Transformationsexperten.

Aus meiner Sicht ist Desk Sharing in Verbindung mit dem Konzept des Activity-Based Working äußerst sinnvoll und bietet viele Vorteile. Allerdings ist reines Desk Sharing, das lediglich Platz sparen soll, für viele Unternehmen ein No-Go. In solchen Fällen kann ich nachvollziehen, wenn die Kollegen nicht mehr motiviert sind. Daher plädiere ich für ein Desk Sharing im Büro, das stets mit einem Activity-Based Working-Konzept einhergeht.

Es ist zudem wichtig, bei der Planung von Desk-Sharing-Arbeitslätzen individuell und im gegebenen Rahmen zu agieren. Nicht allein der Planer sollte entscheiden, welche Meetingräume oder andere Elemente benötigt werden. Desk Sharing sollte immer mit dem Team entwickelt werden. Mitarbeiter:innen sollten die Möglichkeit haben, aktiv an der Arbeitsplatzgestaltung teilzunehmen. In größeren Teams können hierfür „Leuchttürme“, also Ansprechparter, eingesetzt werden, um Konzepte mitzugestalten. Es ist ratsam, sich im Vorfeld survey-basiert einen Überblick zu verschaffen über die Raumsituation, die Meeting- und Kommunikationsanforderungen sowie besondere Bedürfnisse der Arbeitnehmer, um das zukünftige Desk Sharing-Konzept individuell anpassen zu können.

Um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, Mitarbeiter im Veränderungsprozess mitzunehmen, ihre Bedenken ernst zu nehmen und so viel Individualität wie möglich zu berücksichtigen. Zu einer effizienten Büroplanung gehört auch ein gut durchdachter Transformationsprozess sowie klare Kommunikation innerhalb des gesamten Teams.

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