- Vom 09.12.2023
Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten
Wenn vom Home Office die Rede ist, sind Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Richtlinien im Rahmen der Arbeitsstätten Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Das sind Vorgaben zu Raumgröße, Verkehrswegen, Sicherheitsabständen und Ähnlichem.
Um diese umfangreichen Vorschriften zu umgehen, bevorzugen viele Unternehmen es oft, keine explizite Home Office-Regelung einzuführen. Stattdessen gibt es separate Betriebsvereinbarungen zum mobilen Arbeiten oder Remote Working. Arbeitnehmern ermöglicht diese Strategie, außerhalb des Büros zu arbeiten, ohne dass der Arbeitgeber den strengen Anforderungen der Arbeitsstättenrichtlinie unterliegt.
Praktische Umsetzung von Home Office-Regelungen
In größeren Unternehmen werden solche Vereinbarungen oft in Absprache mit dem Betriebsrat in internen Betriebsvereinbarungen festgelegt, die auch verschiedene Aspekte des mobilen Arbeitens betreffen. Dazu gehören unter anderem Regelungen zur Abwesenheit vom Büro.
Ein Beispiel könnte sein, dass 40% der Arbeitszeit, also zwei von fünf Arbeitstagen, im Remote- oder Mobile Working verbracht werden dürfen. Daneben werden auch Vereinbarungen über die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien wie etwa Monitore für das Home Office getroffen. Sie sind jedoch oft das Ergebnis einer separaten Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Home Office: Vor- und Nachteile
Es ist wichtig zu verstehen, dass es bei den Vereinbarungen um mehr als nur den Begriff Home Office geht, der sich umgangssprachlich etabliert hat. Tatsächlich beziehen wir uns auf eine formelle Betriebsvereinbarung, die mobiles Arbeiten regelt.
Welche Vorteile bietet Home Office Arbeitgebern?
Die Vorteile von Home Office für Arbeitgeber im Kontext von flexiblen Arbeitsmodellen sind besonders in der heutigen Zeit relevant. Sie liegen vor allem darin, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, indem auf das Bedürfnis nach Flexibilität reagiert wird. Das bedeutet konkret, den Mitarbeitern zu ermöglichen, nicht täglich ins Büro kommen zu müssen.
In Betriebsvereinbarungen wird dies teilweise individuell geregelt, wobei Abteilungsleiter oder Business-Unit-Leiter abweichende Home Office-Regelungen treffen können. So kann das rechtliche Thema der Arbeitgebersorgfaltspflicht ausgeschlossen werden, wobei Unternehmen ihren Arbeitnehmern trotzdem mobiles Arbeiten ermöglichen können.
Es gibt auch unterschiedliche Stellenbeschreibungen, von denen einige nicht mehr als einen Tag außerhalb des Büros zu lassen, während andere Jobs deutlich flexibler gestaltet werden können.
Desk-Sharing: Mehr Freiheit und Effizienz im Büro
Für Arbeitgeber ist das größte Plus bei der Einführung von Home Office-Modellen, eine Antwort auf den Wunsch nach Flexibilität zu bieten. Aus unserer Perspektive ergibt sich dadurch ein großer Vorteil von Home Office für Arbeitgeber: Wenn mobiles Arbeiten ermöglicht wird, eröffnet das Firmen die Chance, auch ihre Büroflächenkonzepte zu überdenken und zu überarbeiten.
Die Frage, ob Home Office oder Büro, führt damit auch zur Betrachtung von flexiblen Arbeitsplatzmodellen wie Flex Desk oder Desk Sharing im Rahmen von “Activity Based Working” in sogenannten Multispace-Umgebungen. „Activity-Based Working“ (ABW) in Multispace-Umgebungen bezieht sich auf ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem der Arbeitsraum nicht mehr auf feste Arbeitsplätze oder Büros beschränkt ist, sondern stattdessen verschiedene Bereiche oder „Spaces“ für unterschiedliche Arbeitsaktivitäten bietet. In einem solchen Multispace-Arbeitsumfeld gibt es in der Regel verschiedene Zonen, die jeweils auf spezifische Tätigkeiten oder Arbeitsstile ausgerichtet sind. Typische Bereiche in einem ABW-Modell können sein:
- Konzentrationszonen: Ruhige Bereiche für konzentrierte Einzelarbeit, oft abgeschirmt oder schallgedämpft.
- Kollaborationsbereiche: Offene Räume für Teamarbeit und Meetings, ausgestattet mit interaktiven Tools und oft flexibel in der Raumaufteilung.
- Kommunikationszonen: Bereiche für informellen Austausch und soziale Interaktion, wie z.B. Kaffeeküchen oder Loungebereich.
- Lern- und Schulungszonen: Speziell für Weiterbildung und Trainings konzipierte Räume.
- Stille Räume: Oft als „Think Tanks“ oder Rückzugsorte für ungestörtes Arbeiten.
Home Office: Vorteile für Work-Life-Balance
Die auf modernen Bürokonzepten basierenden Maßnahmen helfen nicht nur bestehende Mitarbeiter zu binden, sondern machen das Unternehmen und das Arbeiten im Büro auch attraktiver für neue Talente.
Durch die Dezentralisierung, insbesondere aufgrund steigender Mietpreise in städtischen Zentren, ziehen immer mehr Menschen in die Vorstädte oder ländliche Gebiete. Dies bietet den Vorteil, dass Arbeitnehmer lange Arbeitswege nun reduzieren können, indem sie weniger oft ins Büro fahren – beispielsweise nur zwei bis drei Mal pro Woche statt täglich. Eine individuelle Home Office-Regelung hilft Pendlern daher auch zu einer besseren Work-Life-Balance.
Ein weiterer Vorteil von Home Office für Arbeitgeber ist das Konzept des Desk-Sharing, d.h. einer mehrfachen Belegung des physischen Arbeitsplatzes. Desk-Sharing-Konzepte können effektiv umgesetzt werden, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern einerseits mehr Freiheit geben, andererseits aber auch die Gelegenheit nutzen, um ihre Bürokonzepte entsprechend anzupassen.
Welche Nachteile hat das Home Office?
Ein bekannter Nachteil des Home Office aus Arbeitgebersicht ist die Angst vor Kontrollverlust. Viele Arbeitgeber befürchten, dass sie ihre Mitarbeiter nicht mehr ausreichend überwachen können und dass dies zu einer Verringerung der Effizienz und Produktivität führen könnte. Dies wird oft als größter Nachteil von Home Office für Arbeitgeber gesehen.
Apps vs. persönliche Interaktion im Büro
Für Firmen ergeben sich zusätzliche Nachteile, wenn ausschließlich auf Home Office gesetzt wird: Wir sind eine Wissensgesellschaft, die von geteiltem Wissen lebt. Wir entwickeln uns immer mehr in die Richtung transaktiven Wissens, bei dem viele kluge Köpfe zusammen eine große Idee entwickeln. Wissen benötigt jedoch den richtigen Raum.
Zwar bieten Tools wie Remote, Teams oder Zoom Möglichkeiten für Kommunikation und Austausch, aber diese eignen sich meistens nur für schnelle, sachliche Gespräche. Kreativität, Kollaboration und Intensität kommen in diesem Remote-Kontext oft zu kurz. Das sind nicht zu unterschätzende Nachteile. Homeoffice-Teammitglieder sehen ihren Gegenüber nicht richtig, sondern lediglich das Gesicht, die Körpersprache geht so verloren. Grundsätzlich fehlt die Lebendigkeit, die Arbeitnehmer in einem gemeinsamen Raum erleben. Und hieraus ergeben sich klare Vorteile, im Büro zu arbeiten.
Was spricht für Arbeit im Büro?
Eine Home Office-Regelung kann eine sinnvolle Ergänzung der Stellenbeschreibung sein, doch der Fokus sollte auf der Gestaltung der Arbeitswelten im Büro liegen. Es geht heute mehr und mehr darum, kollaborative und kommunikative Arbeitsumgebungen zu schaffen, wie etwa sogenannte Co-Working Spaces, die auch zufällige Begegnungen und Austausch, sowie das Einbringen von Socializing und Emotionalität in die Büroumgebung ermöglichen. Denn oft finden die wichtigsten Gespräche in der viel zitierten Kaffeeküche oder einfach zwischen Tür und Angel statt.
Mit der Flexibilität durch Home-Office-Optionen öffnet sich auch die Zukunft des Büros in diese Richtung. Es geht dabei nicht ausschließlich um größere Effizienz beim Arbeiten im Büro, sondern auch darum, eine lebendige und interaktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Die Notwendigkeit von effizienten Büroarbeitsplätzen
Die Frage “Warum im Büro arbeiten” stellt sich für viele Arbeitnehmer gar nicht. Es ist Realität, dass nicht jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, produktiv im Home Office zu arbeiten. Besonders diejenigen Arbeitnehmer, die in kleineren Wohnungen in Ballungszentren leben und vielleicht eine Familie unter einem Dach haben, stoßen oft an ihre Grenzen. Sie finden zu Hause weder die Ruhe noch den Platz, sind dort leicht ablenkbar und benötigen daher einen Ortswechsel für effizientes Arbeiten im Büro. Eine solche Home Office-Realität kann sich negativ auf die Arbeitsergebnisse auswirken. Daher sollte effizientes, d.h. fokussiertes Arbeiten im Büro weiterhin möglich sein.
| Vorteile Home Office für Arbeitgeber und Mitarbeiter | Nachteile Home Office für Arbeitgeber und Mitarbeiter | Vorteile Büroarbeit |
|---|---|---|
| Mehr Flexibilität | Ggf. Kontrollverlust für Arbeitgeber | Möglichkeit für Kollaboration und Kommunikation |
| Bessere Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern | Produktivitätsbedenken | Socializing stärkt Kollegialität |
| Vorteile für Pendler | Mangel an Interaktion und Kollaboration | Spezielle „Purpose Driven Spaces“ für kollaborative und kommunikative Anforderungen |
| Ermöglicht bessere Work-Life-Balance | Kommunikationsapps unterdrücken Kreativität | Persönliche Interaktion unterstützt Kreativität |
| Möglichkeit, Bürokonzepte anzupassen | Weniger Loyalität zum Unternehmen und zu Kollegen. | Activity-Based Working |
| Ermöglicht Flex Desk oder Desk Sharing im Unternehmen | ggf. weniger Produktivität durch beengte Wohnverhältnisse | Bessere Unterstützung für fokussiertes Arbeiten |
Die Zukunft der Bürogestaltung
Bei der Gestaltung von Büroräumen sollte deshalb nicht nur auf Coworking gesetzt werden, stattdessen werden Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten immer wichtiger. Es gilt, bei der Büroplanung eine Balance zu finden, beispielsweise durch eine Analyse, um die besten Lösungen am Arbeitsplatz Büro zu erarbeiten.
Balance zwischen Coworking und konzentriertem Arbeiten finden
Bei der Büroplanung eines unserer Projekte haben wir beispielsweise eine Bibliothekszone angeregt, die Teil eines auf mehreren Zonen basierenden Konzepts war. Neben kommunikativen Bereichen gab es konzentrative Zonen. In der Bibliothek-Zone, wo absolute Stille herrscht, ist fokussiertes Arbeiten möglich, ähnlich wie in einer traditionellen Bibliothek. Jedoch wurde der Vorschlag vom CEO und seinem Team abgelehnt, mit dem Argument, dass man für solche Aufgaben auch zu Hause arbeiten könne.
Eine solche Argumentation wird schnell zur Falle, wenn man im Unternehmen das Konzept des Activity-Based-Working leben will. Dies bedeutet nämlich, verschiedene Arbeitsbereiche für unterschiedliche Tätigkeiten zu gestalten. Arbeitnehmer können ihren Arbeitstag nicht so planen, dass alle fokussierten Arbeiten an einem bestimmten Tag erledigt werden. Vielmehr sollten sie in den alltäglichen Arbeitsprozess integrierbar sein.
Herausforderungen des Activity-Based-Working im Büro
Ob Büro besser als Home Office ist, hängt zunächst von der jeweiligen Arbeitstypologie ab. Aus meiner Sicht ist es beim mobilen Arbeiten durchaus möglich, konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Das Gleiche sollte aber auch für das Arbeiten im Büro gelten.
Auf der anderen Seite lassen sich Coworking, Socializing und kollaboratives Arbeiten im Home Office nicht so gut umsetzen wie im Büro. Daher sollte man eine ausgewogene Gewichtung zwischen beiden Arbeitsformen finden. Beide sollten Hand in Hand gehen, wobei das Sinnprinzip zu beachten ist.
Globale Talentakquise durch flexible Arbeitsmodelle
Ein großer Vorteil der Home Office-Regelung für Unternehmen ist die Möglichkeit, Mitarbeiter zu gewinnen, die nicht in der unmittelbaren Nähe des Unternehmensstandortes wohnen. Das bedeutet, man kann Talente auch über Landes- oder Bundeslandgrenzen hinaus an Bord holen, die sonst umziehen müssten oder sich eventuell gar nicht bewerben würden. Dies ist besonders im globalen Kontext ein wichtiger Aspekt. Denn solche Mitarbeiter müssen vielleicht nur ein- oder zweimal im Monat ins Büro kommen, um den Anschluss nicht zu verlieren.
Entfremdung und Loyalitätsverlust im Remote Working
Ein großer Nachteil von Home Office kann allerdings genau dieser Verlust des Anschlusses sein. Es besteht tatsächlich die Gefahr, dass durch Remote Working eine gewisse Entfremdung auftritt. Längere Abwesenheit von der Arbeitsstätte kann dazu führen, dass die Bindung eines Mitarbeiters zum Unternehmen und zu den Kollegen schwächer wird. Das, was uns Menschen eigentlich auszeichnet und zusammenhält, kann durch Distanz verloren gehen. Folglich kann auch die Loyalität zum Unternehmen durch die räumliche Trennung abnehmen.
Home Office oder Büro – Eine Symbiose für die Zukunft
Mein persönliches Fazit ist, dass die Home-Office-Option eine sinnvolle Bereicherung darstellt, die durch die Covid-Pandemie stark an Bedeutung gewonnen hat. Vorher gab es zwar bereits Unternehmen, die mobiles Arbeiten praktizierten; im Zuge der Pandemie haben es jedoch nahezu alle Firmen übernommen.
Widerstand gegen die Rückkehr ins Büro
Zwei wichtige Aspekte, die es beim Einführen neuer Raumkonzepte zu berücksichtigen gilt, sind auf der menschlichen Ebene zum einen die Desk-Sharing-Angst, also die Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren sowie die Raumakustik auf der räumlichen Seite. Wenn alle Arbeitnehmer im Büro sind, sollten die Büroumgebungen so gestaltet sein, dass sie für alle Arbeitstypologien passen. Das schließt eine Implementierung von optimalen raumakustischen Lösungen ein. In diesem Zusammenhang spielt die Auswahl der passenden Büroeinrichtungen natürlich eine wesentliche Rolle.
Ich bin ein großer Befürworter dieser Entwicklung. Es muss ein gesundes, sinnvolles Mittelmaß zwischen Arbeit im Home Office und im Büro gefunden, analysiert und ausgearbeitet werden. Die verbleibenden Büroräume sollten so gestaltet werden, dass sie mehr Coworking ermöglichen, aber auch andere Arbeitstypologien wie fokussiertes Arbeiten unterstützen.
Fazit: Ist Büro besser als Home Office?
- Für Arbeitnehmer in kleineren Wohnverhältnissen ist mobiles Arbeiten oft schwer umsetzbar.
- Aufklärungsarbeit zur Überwindung von Herausforderungen wie Desk Sharing-Angst nötig.
- Herausforderungen der Raumakustik im Büro können durch angepasste Bürogestaltung gelöst werden.
- Home Office ist wertvolle Bereicherung für Unternehmen und Mitarbeiter, sofern eine Anpassung der Büroumgebungen erfolgt.
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Sebastian Lech ist passionierter Unternehmer und leidenschaftlicher New Workplace Experte. Individuelle und ansprechende Lösungen für Mensch und Raum zu schaffen ist seine Leidenschaft. Seine Neugierde, Kreativität und Lösungsorientierung sind sein Antrieb und helfen maßgeblich bei der Umsetzung der Projekte. Neben „Hardfacts“ wie bspw. Raumakustik, Lichtkonzeptionen und Desingkonzepten spielen „Softfacts“ wie Unternehmenskultur und die Change- und Transformationsthematik eine entscheidende Rolle in der Schaffung neuer Arbeitswelten.
